Guía de diseño de formación para empresas

GUÍA

OCTUBRE, 2016

CONTENIDOS

Qué es y para qué sirve un plan de formación
Definición de objetivos pedagógicos
Desarrollo de contenidos de formación
Técnicas de capacitación
El alumno como pieza central de la formación: tipología
Gestión del tiempo en el aula
Recursos para el formador
Diseño instruccional: e learning para la capacitación

La formación se ha convertido en una de las prioridades más importantes en empresas, instituciones y organizaciones. En 2016, el 86% de los profesionales europeos ha recibido algún tipo de formación, destacando España como uno de los países donde más adultos que se preparan para incorporarse al mercado de trabajo o mejorar su puesto.

Pero la formación para adultos no sólo es una cuestión de supervivencia frente al eterno problema de la alta rotación de profesionales. Es una decisión estratégica que afecta a todo el tejido empresarial de la sociedad.

Esta guía está dirigida a formadores internos de empresas, instituciones y organizaciones, así como a todos aquellos que, en su día a día, deben transmitir conocimientos a otros.

Sirva de modelo para todos aquellos que desean diseñar acciones formativas, para formadores que quieran identificar y profundizar en los aspectos básicos del diseño y de la estructura de una acción formativa.

Aprenderán a identificar las variables que intervienen en el diseño y la puesta a punto de una acción formativa así como a diseñar y estructurar una acción de formación para adultos dentro de cualquier organización profesional.

Qué es y para qué sirve el diseño de formación para la empresa

Un plan de formación es un documento que sirve para asegurar la formación profesional en un tiempo determinado, sea en el ámbito público o privado, dentro o fuera del mercado de trabajo y en todo el tejido social de un país.

Normalmente está compuesto de las siguientes partes: a quién va dirigido, qué acciones incluye, presupuesto, los objetivos y resultados que se esperan obtener con la formación y cómo se evaluará la consecución de los objetivos planteados.

En la inmensa mayoría de los casos, y tenido en cuenta la estructura del tejido empresarial español, muchas veces estos planes de formación se realizan de forma interna, lo que deriva con frecuencia en inconsistencias o problemas de implementación.

Para evitar estas dificultades, existen una serie de requisitos formales que todo plan de formación debe cumplir, empezando por la correcta identificación de las necesidades formativas y pasando por un adecuado diseño de las acciones.

No debemos olvidar que el fin último de todo plan de formación es satisfacer determinadas necesidades detectadas, que permitan mejorar a un individuo para que pueda realizar con mayor eficacia una tarea o trabajo determinado.

Es por esto que la formación para adultos no debe nunca servir para “cubrir expediente” sino que responde a una directriz y que es una inversión estratégica para mejorar y avanzar.

“El diseño de formación en la empresa asegura la capacitación por competencias de los profesionales en un periodo de tiempo determinado, permitiendo alcanzar objetivos personales y profesionales de mejora.”

Definición de objetivos pedagógicos

Como se ha comentado, la formación para adultos en empresas, organizaciones e instituciones nace desde el conocimiento de unas necesidades formativas concretas.

Estas necesidades deben ser concretadas y deben responder a necesidades reales de la empresa, por lo que la definición de los objetivos pedagógicos se convierte en una de las tareas más importantes de todo el proceso de diseño de formación.

Antes de determinar los objetivos pedagógicos de un plan de formación para la empresa, vamos a detenernos en la realidad del panorama empresarial y cómo es el perfil de las empresas e instituciones en el siglo XXI.

Estructura organizativa

Servicio al cliente

R

Calidad total

Innovación tecnológica

Recursos humanos

Responsabilidad social

1/ En cuanto a su estructura organizativa, las organizaciones profesionales son cada vez menos rígidas, con una tendencia hacia la horizontalidad evidente.

Así, se abandonan funciones no fundamentales, que son externalizadas y subcontratadas, produciendo un reparto de las tareas por competencias, como hemos comentado en la guía de coaching de Kenia Montes.

2/ Las organizaciones profesionales del presente siglo están orientadas a la calidad total. Tratan de ofrecer el mejor producto o servicio posible, teniendo en cuenta no sólo los procesos de producción y costes, sino el consumidor final, y por supuesto, los trabajadores de la empresa.

3/ Los recursos humanos como valor estratégico de la organización. Las personas que forman parte de estas estructuras son conscientes del enorme valor del personal. Su desarrollo y motivación repercute en una mayor eficacia, competitividad y calidad del producto final ofrecido.

4/ Servicio al cliente como actividad motora de la organización. Todo en las nuevas estructuras profesionales se orienta a la satisfacción del cliente, anticipándose a los mismos y a sus necesidades.

5/ Innovación tecnológica. La posibilidad de que la comunicación no tenga fronteras, conlleva cambios en las organizaciones. Por ejemplo, se sustituyen puestos de trabajo por otros nuevos.

6/ Responsabilidad social. A los usuarios finales de los productos y servicios de las empresas les importa qué hacen por mejorar el mundo. Esto implica que las empresas e instituciones se planteen acciones éticas, morales y medioambientales que antes no era relevantes.

Fotos Freepik

Definir los objetivos que la formación pretende lograr es una de las fases más importantes de todo proceso formativo. Sin identificar los objetivos, la acción formativa probablemente fracase.

Por eso disponemos de una serie de herramientas y procesos que permiten detectar las carencias de conocimientos y habilidades que el diseño de formación para la empresa debe cubrir.

Entre los objetivos más comunes que toda organización pretende cubrir con la formación se encuentran:

  • Aumentar la productividad de los empleados y la mejora de las relaciones entre ellos.
  • Mejorar la moral de los integrantes de la organización.
  • Ayudar a los empleados o miembros a identificarse con los objetivos de la empresa.
  • Conseguir mejor imagen entre los trabajadores y ante la sociedad.
  • Mejorar las relaciones entre los distintos niveles de mando.
  • Preparar guías de trabajo.
  • Agilizar la toma de decisiones y la solución de problemas entre los trabajadores.
  • Formar líderes que crezcan con la empresa.
  • Fomentar la comunicación interna.

Además de estos objetivos generales que comparte el diseño de formación para la empresa, existen objetivos pedagógicos concretos para cada plan de formación.

Como hemos comentado, existen diversos métodos y sistemas para detectar necesidades o nichos entre los trabajadores y miembros de agrupaciones y organizaciones profesionales.

Estas necesidades formativas se pueden detectar en tres áreas. En primer lugar, a nivel organizacional (toda la organización, empresa o institución); en segundo lugar, a nivel de tareas (se analiza el rendimiento de tareas concretas); y en tercer lugar, a nivel personal (cada individuo, comparado con el estándar de la organización).

Entre los métodos más comunes de análisis para evaluar qué necesidades formativas existen se encuentran:

T

Observación directa

Se marcan unos estándares realistas y se compara el rendimiento en el lugar de trabajo.

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Análisis de problemas

Es conveniente establecer primero unos canales de detección para que el análisis pueda ser eficaz.

Entrevista

Puede desarrollarse de forma abierta o mediante formularios estandarizados.

Evaluaciones personales

Como por ejemplo, con motivo de entrevistas de trabajo o de revisión de objetivos anuales y semestrales.

i

Encuestas

Al igual que las entrevistas, se pueden hacer con preguntas abiertas o cerradas.

Desempeño de tareas

La habilidad con la que los empleados realizan actividades como parte de sus puestos.

Además de detectar necesidades que deba cubrir el diseño de formación para la empresa, muchos profesionales realizan análisis de competencias personales.

Con estos análisis personales se pretenden detectar las competencias necesarias que cada individuo necesita para cumplir los objetivos del puesto de trabajo.

Guía de diseño de formación para la empresa, cómo poner en marcha un proyecto de formación.

Desarrollo de contenidos de formación

Detectadas las necesidades formativas, es hora de ponerse a crear aquellos contenidos que recibirán los alumnos, estudiantes y/o trabajadores.

¿Cómo enfocar la formación para adultos? ¿Se basa en los mismos principios que la formación educativa reglada?

Se aplican cada vez más principios formativos similares, aunque este tipo de diseño de formación para la empresa se basa en otras premisas.

Para empezar, en la inmensa mayoría de los casos, la motivación en el aprendizaje no supone un problema. El formador debe centrarse más en proporcionar un producto de calidad que en implicarse en la motivación de sus alumnos.

Esto no quiere decir que se pueda ofrecer cualquier cosa. El diseño de formación para la empresa, cada vez más, debe estar regido por los siguientes principios:

Equilibrio entre teoría y práctica

Guía de diseño de formación para la empresa, cómo poner en marcha un proyecto de formación.Aunque el contenido esté centrado en la adquisición de nuevas habilidades, en muchos casos será necesaria cierta cantidad de contenido teórico. La misión del formador estará centrada en reducir esa teoría al mínimo, con el objetivo de capacitar en habilidades y no en la mera transmisión de conocimientos.

Desarrollo de proyectos

Guía de diseño de formación para la empresa, cómo poner en marcha un proyecto de formación.Si la formación está orientada a la obtención de capacidades, será un importante valor añadido el desarrollo de proyectos que complementen y permitan que esas habilidades se asienten de forma duradera.

Material interactivo

Guía de diseño de formación para la empresa, cómo poner en marcha un proyecto de formación.La formación para adultos cada vez más está impregnada de algo que para las nuevas generaciones es un hecho: la interactividad. Si el material es plano y no permite una comunicación bidireccional, el alumno caerá pronto en el aburrimiento y se sentirá desmotivado rápidamente.

Biblioteca de investigación

Guía de diseño de formación para la empresa, cómo poner en marcha un proyecto de formación.Como señalan las nuevas tendencias formativas, permitir la investigación individual o grupal, aumenta la motivación de los participantes, pues detectan que la formación se desarrolla a su ritmo, respetando sus necesidades.

Participación

Guía de diseño de formación para la empresa, cómo poner en marcha un proyecto de formación.El aprendizaje es más rápido cuando los alumnos pueden contribuir de alguna forma. Disponer de los canales y métodos de participación activa de los alumnos es una de las misiones del formador.

Entrevistas y tutorías

Guía de diseño de formación para la empresa, cómo poner en marcha un proyecto de formación.La formación para adultos no necesita de una supervisión tan exhaustiva como la de los menores. Por eso, el diseño de formación para la empresa debe contar con recursos como las tutorías para que los alumnos puedan consultar y aclarar dudas o proyectos.

En red

Guía de diseño de formación para la empresa, cómo poner en marcha un proyecto de formación.En una era donde escasea el tiempo y en un ámbito empresarial, donde la formación supone un plus a las tareas del trabajador, es importante que la formación ofrezca la posibilidad del formato online. Abarata costes y reduce el abstencionismo.

Autoevaluación

Guía de diseño de formación para la empresa, cómo poner en marcha un proyecto de formación.En el diseño de formación para la empresa, la autoevaluación es una excelente herramienta de control y seguimiento de resultados. No sólo el formador puede conocer en detalle la evolución y el estado de los objetivos conseguidos, sino que el alumno cuenta con una herramienta de introspección muy valiosa y apreciada.

Técnicas de capacitación

Llegados a este punto, vamos a enumerar una serie de técnicas de capacitación que serán aplicadas en función de los objetivos, el tipo de habilidad necesaria, el tiempo disponible o las funciones del alumno.

No debemos perder de vista que la formación no se concibe hoy en día separada del mundo laboral, aunque se desarrolle en entornos no laborales, por lo que las técnicas de capacitación deberán estar siempre orientadas a responder a las necesidades de las personas y demandas reales del mundo laboral.

Acción directa en el puesto de trabajo

Se desarrollan en horas laborales, y está orientada a enseñar a otros a desempeñar una determinada labor. Se basa en demostraciones prácticas de las funciones del puesto de trabajo y el proceso de aprendizaje se basa en la repetición.

Rotación del puesto

El alumno cambia su posición laboral por otra dentro de la organización para aprender así las capacidades necesarias para llevarlo a cabo. La instrucción es directa.

Relación experto-aprendiz

Es una de las técnicas más efectivas, pues se produce una relación de transferencia de conocimientos y habilidades muy positiva. La retroalimentación y el feedback es inmediato.

Técnicas aplicadas fuera del puesto de trabajo

Se realizan, como su propio nombre indica, fuera del puesto de trabajo y su eficacia es menor, aunque su intensidad puede llegar a ser muy alta.

Conferencias, vídeos y material audiovisual

Sirven de ahorro de tiempo y recursos, aunque la retroalimentación y el feedback es mucho menor.

Simulación de condiciones reales

Permite una transferencia y repetición más intensa. Se minimizan los riesgos de una actuación en el puesto de trabajo real por personal que todavía no tiene la cualificación necesaria.

Método del caso

Lo desarrollan escuelas de negocio de todo el mundo. Consiste en estudiar y resolver con ayuda de un tutor y en un grupo de trabajo, situaciones parecidas aplicadas a un entorno laboral concreto.

Se fomenta así la participación, aunque no tanto la retroalimentación y la repetición.

Formación instruccional

En los últimos años ha surgido de forma muy potente la formación instruccional mediante contenidos online como método de formación.

Aunque incluyen interacción y participación, no todo diseño de formación instruccional tiene la misma calidad. Dedicaremos un punto en exclusiva a la formación instruccional o e learning en esta misma guía de formación para la empresa.

El alumno como pieza central de la formación: tipología

Independientemente de su edad, cualquier individuo está capacitado para obtener, renovar e incrementar sus conocimientos para el desarrollo de competencias profesionales.

El alumno adulto trabajador tiene una serie de características propias que conviene conocer antes de plantearse cualquier diseño de formación para la empresa.

Sus motivaciones y actitudes difieren enormemente de las que podemos encontrar en los alumnos no trabajadores, entre las cuales destacan:

  • Automotivado e independiente en la toma de decisiones 91%
  • Asume compromisos académicos mientras cumple con sus objetivos laborales 93%
  • Sus motivaciones son muy personales, como mejorar su trabajo o ganar más dinero 89%
  • Con frecuencia influye en su actitud el prejuicio de aprender de una persona más jóven 75%
  • Sus objetivos están más claros que los de los alumnos jóvenes dentro del sistema educativo 86%

Gestión del tiempo en el aula

Una vez que el diseño de formación para la empresa se ha concretado en el diseño de acciones formativas, surge la problemática de su implantación.

Entre los problemas más extendidos que encuentran los formadores de adultos trabajadores destaca la gestión del tiempo en el aula.

Ya hemos señalado que este tipo de alumnos son más proactivos y comprometidos, porque sus motivaciones personales así lo implican.

Sin embargo, el tiempo dedicado a las acciones formativas es menor, por lo que las aulas de adultos trabajadores tienden a ser más productivas. Favorecer un clima de eficacia y compañerismo es importante y redunda de forma positiva en el proceso de aprendizaje.

Estas son algunas de las técnicas que favorecen la mejora del clima de trabajo y la productividad:

 

  • Establecer objetivos flexibles y medibles para cada etapa del proceso formativo.
  • Autoevaluación del alumno adulto profesional para que sea consciente de su avance.
  • Ofrecer tareas y material para la investigación y el estudio fuera de las aulas. Aumentará el compromiso de los asistentes y conseguirán estar más centrados.
  • Desarrollar estrategias para captar la atención del alumnado como el establecimiento de ciclos cortos dentro de cada acción formativa.
  • Variar con frecuencia el formato de contenidos (vídeo, material interactivo, presentaciones, infografías) para dominar el ritmo de la clase y evitar el cansancio.

“La capacitación del alumno adulto en la empresa comienza por un adecuado uso de los recursos tecnológicos y metodológicos disponibles.”

Recursos para el formador

La formación, como todas las profesiones, también necesita de recursos y, por supuesto, de la formación necesaria.

Entre estos recursos destacan herramientas, guías (como la presente), metodologías y dinámicas que ayuden al formador a alcanzar sus objetivos.

Sin pretender ser un recopilatorio exhaustivo de los recursos existentes en mercado, que variarán en función del tipo de formación y el público al que se dirija, el siguiente listado puede servir de ayuda a aquellos formadores en busca de herramientas para el diseño de formación para la empresa.

 

Diseño instruccional: e learning para la capacitación

No podemos terminar esta guía de diseño de formación para la empresa sin mencionar la revolución que ha supuesto la formación instruccional para el mundo de la formación.

El más que evidente ahorro en costes es sólo la punta de iceberg de un modelo de formación que se extiende cada día más.

Entre las ventajas más importantes del e learning como forma de capacitación para las empresas se encuentran:

Independencia geográfica

Sesiones más cortas

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Tolerancia al error

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Flexibilidad horaria

Contenidos actualizados

Contacto con el formador

o

Mayor asistencia

+

Colaboración

Efectividad contrastada

Menor coste y tiempo

Razonamiento crítico

Autocalificación

Queda claro que la formación instruccional está especialmente indicada para la formación en empresas, instituciones y organismos. Sin embargo, del planteamiento al desarrollo de un curso concreto, existe un abismo a veces insalvable para formadores no experimentados.

Entre los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de implementar un curso e learning, hay que destacar:

El alumno sólo retiene un 10% de lo que lee

Por tanto, dotar de contenidos audiovisuales una parte de guión del curso parece evidente. No siempre será posible, porque ciertos conocimientos sólo serán transmisibles de forma textual.

Además, retiene un 30% de lo que ve

El material gráfico permite una mejor asimilación de los contenidos, además de mostrar relaciones entre ellos. Están especialmente indicados en el e learning los diagramas, las ilustraciones y las presentaciones sin locución.

Retiene un 70% de lo que dice o escribe

El esfuerzo de ordenar, procesar y comprender un concepto para expresarlo consigue aumentar la retentiva del mismo, por lo que las actividades que impliquen discutir los conceptos tratados en el curso, son imprescindibles.

Para este tipo de tareas se recomiendan los trabajos individuales o de grupo, las presentaciones de proyectos y la comunicación a través de medios de comunicación.

El alumno retiene el 90% de lo que hace

Sin duda, la capacidad más potente del e learning es desarrollar medios para que los estudiantes desarrollen tareas o roles donde entren en juego las capacidades que se están aprendiendo.

Por lo tanto, la clave del éxito en el diseño de formación para la empresa por medio de e learning radica en combinar los distintos recursos (textuales, audiovisuales, de colaboración y de simulación) para aumentar la retentiva y el aprendizaje de capacidades.

Paulo Freire, uno de los más significativos pedagogos del siglo XX, dijo:

“La formación no cambia el mundo, cambia a las personas que van a cambiar el mundo”

 

Cerramos así la guía de diseño de formación para la empresa, animando a profesionales y trabajadores de todos los sectores empresariales a aportar por un aprendizaje basado en competencias, que permita a las personas alcanzar las metas que se propongan y mejorar así sus perspectivas de empleo y futuro.

Kenia Montes es psicopedagoga y maestra. Apuesta por la formación de calidad y la inclusión en las aulas.

Diseña formación y asesora en calidad tecnológica a instituciones y empresas.

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